Планировщик мероприятий BOOC

Компания BOOC разработала одноименное веб-приложение для планирования, организации и проведения собраний, семинаров, конференций и других мероприятий. Система не просто назначает дату события — она позволяет держать его участников в курсе последних изменений, бронировать билеты и гостиницы, назначать ответственных за различные этапы подготовки мероприятия и многое другое. Помимо всего прочего, BOOC обладает элементами CRM.

Задача

Компания-разработчик создала первую версию BOOC в 2003 году. Со временем масштабы проекта выросли, да и требования к ней успели поменяться, поэтому спустя три года началась работа над новой версией. Существующий пользовательский интерфейс не справлялся с возросшим объемом информации и новыми требованиями, снижая эффективность работы с системой. Это было особенно важно для уже являвшихся покупателями BOOC компаний, в числе которых крупные концерны Audi и Lilly.

Перед системой стояли следующие задачи:

• Быстрый и удобный процесс организации событий. Ответственные лица могут за несколько минут создать мероприятие, определить его участников и программу.
• Возможность «тонкой настройки» мероприятий. Устроители могут определить организационные моменты события — забронировать билеты и отели для участников, заказать дополнительные услуги.
• Дать участникам мероприятий возможность подтверждать участие и уточнять подробности выступлений. Они могут корректировать свои программы выступлений, прилагать к ним документы.
• Предоставлять отчеты о планируемых и проведенных мероприятиях. Организаторы должны знать, все ли идет по плану у готовящихся событий и были ли какие-то трудности у уже прошедших.

Кроме того, необходимо было позаботиться о следующих качествах:

• Эргономика. Удобный пользовательский интерфейс, позволяющий быстро и эффективно использовать основные функции сервиса.
• Легкий переход на новую версию. Интерфейс должен быть узнаваем и понятен для пользователей старой версии системы.
• Скорость делопроизводства. Процесс организации и подтверждения мероприятия должен быть быстрым, наглядным и информативным.

Когда мы подключились к проекту, уже были во многом готовы функциональные спецификации. Это позволило быстро и детально ознакомиться с сервисом и предметной областью, дополнив пакет документов описанием ключевых пользователей системы и сценариями взаимодействия.

Кардинально менять интерфейс мы не могли, но упростить выполняемые с его помощью процессы — очень даже. Многие из процессов были построены в виде мастеров (wizards), что уже достаточно неплохо при создании мероприятий — событий с великим множеством параметров и обстоятельств. Часть шагов была сокращена, остальные стали выглядеть и восприниматься проще. Благодаря AJAX добавилась динамика — это дало еще с десяток процентов облегчения интерфейса. В дополнение к этому многие мастера стали связанными — это позволяет не забыть важное при создании масштабных мероприятий.

Утвердив структурные схемы страниц, мы занялись последним этапом работ — подготовили интерактивный прототип системы. Будучи оформлен в соответствии с руководством по визуальному стилю, прототип стал хорошим и наглядным инструментом для презентации продукта.

В результате

Когда работы по проектированию были завершены, новая версия BOOC уже была в разработке. Параллельно с этим менеджмент BOOC начал презентации ключевым покупателям продукта. Благодаря наглядному прототипу системы, ее новая версия быстро нашла одобрение. А разработчики получили детальное описание того, как работает новый интерфейс и им не придется продумывать его на ходу. Это значит, что разработка обойдется без переделок интерфейса, то есть — дешевле и быстрее. А пользователи получат продуманную систему, в которой не нужно терять время на поиск нужной функциональности или обучение работе с ней.